Folgende Kriterien waren Richtschur für die Erfassung der Königsberger Theaterzettel.
- Die Spielpläne des Stadttheaters und der ihm zeitweise assoziierten Spielstätten (Saaltheater, Wilhelm-Theater) sollten möglichst lückenlos rekonstruiert werden. Das hat drei Konsequenzen:
- Jede Aufführung, aber auch jeder darüber hinaus separat erschienene Zettel (Anzeige bzw. Hinweis) erhält einen Eintrag.
- Zweispaltige Zettel mit Doppelprogrammen (z. B. datumsgleich im Stadttheater und Saaltheater) sind getrennt erfasst worden, ihr Ursprung ist aber durch die gemeinsame AdK-Verzeichnisnummer leicht zu erkennen. In diesen Fällen erhalten die AdK-Nummern einen Index (1 bzw. 2). - In wenigen Fällen sind zwei ursprünglich separate Zettel bei der Restaurierung in der Mitte des 20. Jhs. auf ein Blatt aufgezogen worden und tragen folgerichtig nur eine AdK-Nummer. Auch hier wird zur Unterscheidung ein Index vergeben.
- Aufführungen, für die zwar kein eigener Theaterzettel vorliegt, die aber mit hinreichender Sicherheit zu rekonstruieren sind (gewöhnlich durch eine Ankündigung auf dem Zettel des Vortages), werden mit dem Vermerk "R" neben der AdK-Nummer aufgelistet. Ein besonders instruktives Beispiel ist die Spielplanliste 1804; sie beginnt mit 13 Aufführungen, die sich auf einen späteren Zettel berufen. - Datensätze mit einem R-Vermerk haben, sofern sie sich auf eine Vorankündigung stützen, natürlich eine geringere Verlässlichkeit als andere, weil das beabsichtigte Programm gelegentlich geändert werden musste.
- Im Menü Abhandlungen und Notizen findet sich ein Vermerk über Königsberger Theaterjournale, deren Auswertung zu mehr als 1000 Aufführungen führt, die Lücken in der Sammlung der AdK teilweise schließen. Sie wurden in die Spielplanlisten eingearbeitet und wie folgt kenntlich gemacht: Statt des Hinweises auf die AdK-Verzeichnisnummer erscheint die Angabe "Th-Journ" und eine siebenstellige Nummer, die sich aus der vierstelligen Jahresangabe und einer dreistelligen laufenden Nummer zusammensetzt. Die Sigle "Th-Journ 1870012" kennzeichnet also die zwölfte Aufführung aus dem Journal des Jahres 1870, zu der kein AdK-Zettel vorliegt.
- Die Sammlung der AdK enthält Theaterzettel aus dem Zeitraum von 1804 bis 1873. Theaterjournale für 1878 (Dir. Staegemann) und 1887 (Dir. Aman) liefern die Spielpläne für zwei weitere Jahre. Schließlich führt das Theaterjournal von 1911, das sich dem Ausscheiden des langjährigen Theaterdirektor Adolph Varena widmet, alle seine Erstaufführungen an. Für 1892/93 bis 1895/96 sind dies die derzeit einzigen zugänglichen Quellen für Königsberger Spielpläne. Die Resultate werden hier ebenfalls dargestellt.
- Die Übertragung der Zettelangaben konzentriert sich auf fünf Merkmale:
- Wochentag
- Datum
- Autor(en)
- Stück(e)
- AdK-Verzeichnisnummer
Darüber hinaus gibt es bei Bedarf originalgetreue Anmerkungen zu besonderen Anlässen der Aufführung, zu ungewöhnlichen Benefizvorstellungen, zu Mitwirkenden, aber auch Abonnementhinweise.
Die Mitwirkenden und ihre Rollen sowie der Regisseur wurden nicht erfasst. Das hätte die Kräfte des Portalanbieters überstiegen.
- Die Angaben zum Autor und zum Stück sind diplomatisch getreu, d. h. exakt so wie auf dem Theaterzettel ausgedruckt. Das führt zu einer Vielzahl von Schreibweisen, hat jedoch auch den Charme der Authentizität. So erscheint beispielsweise Joh. Wolfg. von Goethe - wie im 19. Jh. üblich - durchgehend als "Göthe".
- Neben den Aufführungen im Stammhaus, dem Königsberger Stadttheater, liegen Zettel vor, die Gastspielreisen des Theaters in Ost- und Westpreußen sowie nach Berlin belegen. Diese werden - was Ost- und Westpreußen betrifft - nach Orten getrennt in jeweils einer chronologisch geordneten Liste vorgestellt. Die Berliner Gastspiele von 1851 und 1853 erscheinen in zwei chronologisch sortierten Jahrgangslisten, von denen die erste die Königsberger Auftritte in einem Potsdamer und drei Berliner Theatern anführt.
- Schließlich enthält die Sammlung mehrere hundert Zettel vornehmlich aus den ersten drei Jahrzehnten des 19. Jhs., in denen andere Veranstalter auf Ereignisse (zumeist Konzerte) an verschiedenen Königsberger Örtlichkeiten hinweisen. Manche dieser Zettel werfen neue Schlaglichter auf das Königsberger Kulturleben im frühen 19. Jh.